Optymalizacja procesów biznesowych. Od czego zacząć?

Optymalizacja procesów biznesowych

Projekt optymalizacji procesów biznesowych w obszarze obiegu dokumentów rozpoczyna się jeszcze zanim w organizacji pojawi się ostateczny dostawca technologii, a kończy na długo po tym, gdy dostawca ją opuści. W zależności od organizacji, w której procesy są optymalizowane i automatyzowane, poprzez rodzaj wdrożonych narzędzi obiegu dokumentów, projekt przebiega w inny sposób. Zawsze jednak składa się, a przynajmniej powinien, z tych samych etapów, które opiszę poniżej. Ich realizacja w sposób prawidłowy pozwala na skuteczniejsze realizowanie projektów wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów oraz optymalizacji procesów biznesowych.

Artykuł koncentruje się na fazie projektu przed podpisaniem umowy wdrożeniowej. Etapy, które następują po jej podpisaniu, będą opisane w kolejnym artykule.

 

Analiza stanu obecnego oraz cele projektu

 

Niezbędnym do rozpoczęcia każdego projektu jest określenie jego celu oraz przeprowadzenie analizy pozwalającej na opisanie stanu obecnego organizacji. Etap ten niestety bardzo często traktowany jest po macoszemu i bez należytej atencji. Wytyczone cele są trywializowane, a kryteria sukcesu, służące do oceny efektów projektu, niejednoznaczne i niepoliczalne. Warto więc poświęcić czas na staranne udokumentowanie obecnej sytuacji, gdyż tylko wtedy dajemy sobie szansę na realną poprawę i optymalizację procesów, a nie zaledwie ich zautomatyzowanie.

Praktyka pokazuje, że organizacje coraz chętniej do etapu analizy projektu angażują zewnętrznych dostawców. Daje to dużą wartość i szansę, że analiza zostanie przeprowadzona skrupulatnie i merytorycznie, pozwalając również na spisanie faktów, których z wewnątrz organizacji nie widać. Należy jednak pamiętać, że nawet najlepszy dostawca nie określi celów projektu lepiej od Zamawiającego, gdyż to on wie najlepiej, czego oczekuje od przeprowadzanego projektu.

Analiza stanu obecnego przez zewnętrznego dostawcę zazwyczaj ogranicza się do 1 – 2 dni pogłębionego wywiadu. W tym czasie analitycy przeprowadzają serię warsztatów analitycznych na podstawie szczegółowo wspólnie przygotowanych wcześniej pytań i scenariuszy rozmowy. Tylko dzięki bardzo precyzyjnemu przygotowaniu możemy mówić o skuteczności takiej analizy i wypracowaniu koncepcji rozwiązania, która będzie odpowiadała na potrzeby.

Inną, dużo bardziej szczegółową i skuteczną, metodą analizy stanu obecnego oraz tworzenia koncepcji rozwiązania, jest projekt PoC (Proof of Concept).

 

Koncepcja rozwiązania (PoC)

 

To etap nadal występujący bardzo sporadycznie w przypadku projektów w Polsce, a którego wartość dla sukcesu projektu jest nie do przecenienia. Tak jak zostało to podkreślone w poprzednim akapicie, ten etap projektu jest bardziej zaawansowaną formą warsztatów analitycznych mających na celu przygotowanie analizy ASIS oraz wersji TOBE. Projekt PoC powinien być przeprowadzony przez zewnętrznego dostawcę, który zadba o to aby projekt nie przekształcił się w Proof of Technology. Jaka jest różnica pomiędzy PoC a PoT?  W pierwszym przypadku celem zespołu jest wytworzenie i zweryfikowanie koncepcji, w drugim przypadku zespół ma za zadanie weryfikację, czy wybrana technologia zweryfikuje się pozytywnie w rzeczywistości, jaka panuje w danej organizacji.

Współpracując z dostawcą należy zwrócić uwagę aby prace analityczne i koncepcyjne nie zmierzały do zweryfikowania czy technologia jaką dysponuje dostawca się sprawdzi, a dążyły do tego aby na bazie wypracowanej analizy dostarczyć wszystkim pozostałym dostawcom szczegółowy i wartościowy materiał, który posłuży jako baza do zapytania ofertowego.

 

Wybór dostawców

 

Wybór dostawcy zależny jest od wielu czynników takich jak koszty, referencje czy proponowane technologie. W przypadku projektów opartych o optymalizację procesów biznesowych, niezmiernie istotnym jest również to jak kompleksową usługę świadczy dostawca. Należy zadać sobie i dostawcy pytania, czy w tym projekcie zaangażowani zostaną również specjaliści z zakresu CX oraz UX. Te dwie popularne w ostatnich latach dziedziny coraz częściej goszczą w harmonogramach prac projektowych, przedsięwzięć optymalizacji procesów biznesowych. Wynika to bezpośrednio z istoty ich celu: każda z nich dąży do maksymalizacji satysfakcji Klientów oraz użytkowników przyszłych rozwiązań, a to bardzo często jedyna droga do osiągnięcia zakładanych optymalizacji w procesach biznesowych.

Wybór dostawcy powinien być poprzedzony gruntowną analizą i zapewne działy zakupów w poszczególnych organizacjach posiadają własne sposoby ich weryfikacji. Ważne jest, aby poza weryfikacją kompetencji analitycznych czy CX, zweryfikować czy dany dostawca posiada niezbędną wiedzę i kompetencje z zakresu obszaru biznesowego, którego wdrożenie dotyczy. Sama znajomość technologii przy wdrożeniu systemu obiegu dokumentów nie wystarcza. Należy pamiętać, że wybierając dostawcę wybieramy naszego partnera do rozmów z operatorami pocztowymi, dostawcami usług archiwizacyjnych, zewnętrznymi dostawcami oprogramowania, z którymi rozwiązanie będzie się integrowało czy z dostawcami niezbędnego sprzętu. Ten szeroki wachlarz dialogu, w którym zaangażowany będzie dostawca, wymaga aby była to organizacja z doświadczeniem, wiedzą i przede wszystkim zespołem gotowym wspierać Klienta w trakcie całego projektu mając jego dobro ponad wszystkie problemy i niegodności.

O kolejnych etapach tj. analiza, implementacja czy testy, opowiem w kolejnej części artykułu

optymalizacja
procesy biznesowe

Jeżeli polubiłeś ten artykuł. Zobacz również:

Szybki kontakt

Billennium Warsaw
pokaż kontakt

Billennium w Lublinie
pokaż kontakt

Billennium Łódź
pokaż kontakt

Billennium Olsztyn
pokaż kontakt

Billennium Bytom
pokaż kontakt

Billennium India Private Limited
pokaż kontakt

Billennium Inc.
pokaż kontakt