Smart life. Czyli jak zarządzać swoim czasem i biznesem wykorzystując do tego nowe technologie

Billennium_Paperless

Angielskie słowo clutter oznacza bałagan, nieład, zatłoczenie. W potocznej mowie tego terminu używa się w kontekście nieporządku w mieszkaniu czy ogólnie – przestrzeni życiowej. Nie bez powodu amerykańscy badacze zaczęli dokładnie tego samego słowa używać do określenia permanentnego stanu przeładowania naszego umysłu: informacjami, obowiązkami, przekonaniami. Bo dokładnie tak jak w zabałaganionym mieszkaniu czy biurze trudno się poruszać i nigdy nie można niczego znaleźć, tak gdy nasz mózg gromadzi zbyt wiele niepotrzebnych informacji, zaczyna funkcjonować dużo gorzej.

Niestety, w dzisiejszych czasach, gdy jesteśmy wręcz bombardowani informacjami i bodźcami zewnętrznymi (powiadomienia w komórkach, maile, reklamy, muzyka itp.), nasz mózg może zacząć funkcjonować bardzo podobnie. Na szczęście jesteśmy w stanie poradzić sobie bez pomocy specjalistów i medykamentów – wystarczy tylko zidentyfikować problem i rozpocząć własne mentalne “generalne porządki”.

Eksperci zajmujący się tym zjawiskiem wskazują, że na naszą higienę umysłową wpływa nie tylko nadmiar obowiązków i brak organizacji, ale też przestrzeń, w której żyjemy. W skrócie – im większy porządek w domu i w miejscu pracy, tym jesteśmy spokojniejsi i lepiej zorganizowani. Tuż po uprzątnięciu (dosłownie) najważniejszych przeszkód można zabrać się za organizację i pokonywanie chaosu technologicznego, a więc napływu zbyt dużej ilości danych. Z oboma rodzajami chaosu świetnie radzą sobie aplikacje mobilne i programy komputerowe.

Badania amerykańskiego National Institute of Health jednoznacznie potwierdziły korelację naszej przestrzeni (domu, pracy, otoczenia) z naszymi zdolnościami koncentracji, zapamiętywania, a nawet motywacji. Niezależnie od tego, jaki stosunek mamy do porządkowania domu jako takiego – czy jesteśmy zwolennikami wysprzątania go na wysoki połysk, czy nie lubimy się nim zajmować, nasz mózg zauważy, jeśli coś będzie nie tak. Im więcej bałaganu, mniej struktur i powtarzalnych wzorów, tym bardziej będziemy rozchwiani i nieuważni. Jednym słowem – im mniej porządku w naszym otoczeniu,  tym my sami gorzej się czujemy!

Na rynku dostępnych są setki aplikacji czy programów, które mogą wspomóc nas w codziennych obowiązkach – w domu i w pracy. To dzięki nim zaplanujemy dzień, podzielimy się domowymi obowiązkami z partnerem czy nawet zapomnimy raz na zawsze o terminach zapłaty rachunków. Pokonaj chaos  dzięki technologii. Kilka pomocnych aplikacji i oprogramowań:

 

Bilo. Nie zaprzątaj sobie głowy rachunkami

Opłacanie comiesięcznych rachunków za prąd, przedszkole, lekcje tańca, telefon itd. zabiera nam mnóstwo czasu. Niepotrzebnie. Jest aplikacja, która zrobi to sama za nas. Za darmo i w terminie. My musimy zadbać tylko o to by naszej karcie bądź koncie były zapewnione środki. Aplikacja Bilo opłaci je sama i w bezpieczny sposób, a my tylko otrzymamy powiadomienie, że wszystko zostało na czas zapłacone. Bez stresu i zaprzątania sobie myśli  będziemy mogli skupić się na tym co jest znacznie bardziej przyjemne niż siedzenie z głową w rachunkach – swoich bliskich i swoich pasjach.

 

Kultura Paperless. Od idei, poprzez system, do kultury pracy

Biurka załadowane papierami, gubiące się dokumenty, niezałatwione sprawy – ogólnie chaos. Można to zaobserwować w wielu polskich firmach i instytucjach. A przecież można nad tym wszystkim w łatwy sposób zapanować – na rynku obecnych jest dużo oprogramowań wprowadzających elektroniczny obieg dokumentów. Po ich wdrożeniu okazuje się, że dokumenty przestają się gubić, do każdego z nich przypisani są ich właściciele i wykonane na nich zadania. Firma działa sprawniej, Klienci są szybciej obsługiwani, a z biurek zniknęły tony papierzysk.

Tak działa Paperless. Skuteczne wdrożenie zmian minimalizujących użycie papieru zmienia organizację na wielu płaszczyznach. Oprócz korzyści finansowych najbardziej interesujące są zmiany wynikające pośrednio z braku papieru: kiedy nie ma go w firmie, z powierzchni biurowych znikają szafy z segregatorami, a w zamian pojawia się przestrzeń, wpływająca pozytywnie na komfort pracy. Z biurek znika wiele dodatkowego wyposażenia jak zszywacze, karteczki, długopisy i nożyczki, a zmiany wprowadzają porządek nie tylko w zakresie dokumentów, ale również i całego miejsca pracy, co przekłada się na jakość wykonywanych zadań.

Okazuje się, że gdy nie jesteśmy przywiązani na stałe do danego biurka, w organizacji, która przeszła drogę Paperless pojawiają się nowe bardziej elastyczne rozwiązania jak praca zdalna czy hotdeski. I to też nie koniec pozytywnych aspektów. Na samej górze jest przecież znamienny wpływ na poprawę stanu środowiska i właśnie to jest kluczem kultury Paperless – praca i życie w zgodzie z naturą co potwierdza certyfikat przyznawany przez Paperless.

Nowe technologie idą obecnie w kierunku Human to Human – ich głównym celem jest usprawnianie naszego życia i współpraca z nami. Warto korzystać z tego co nam oferują.

Jeżeli polubiłeś ten artykuł. Zobacz również:

Szybki kontakt

Billennium Warsaw
pokaż kontakt

Billennium w Lublinie
pokaż kontakt

Billennium Łódź
pokaż kontakt

Billennium Olsztyn
pokaż kontakt

Billennium Bytom
pokaż kontakt

Billennium India Private Limited
pokaż kontakt

Billennium Inc.
pokaż kontakt