Smart life. Czyli jak zarządzać swoim czasem i biznesem wykorzystując do tego nowe technologie

Billennium_Paperless

Angielskie słowo clutter oznacza bałagan, nieład, zatłoczenie. W potocznej mowie tego terminu używa się w kontekście nieporządku w mieszkaniu czy ogólnie – przestrzeni życiowej. Nie bez powodu amerykańscy badacze zaczęli dokładnie tego samego słowa używać do określenia permanentnego stanu przeładowania naszego umysłu: informacjami, obowiązkami, przekonaniami. Bo dokładnie tak jak w zabałaganionym mieszkaniu czy biurze trudno się poruszać i nigdy nie można niczego znaleźć, tak gdy nasz mózg gromadzi zbyt wiele niepotrzebnych informacji, zaczyna funkcjonować dużo gorzej.

Niestety, w dzisiejszych czasach, gdy jesteśmy wręcz bombardowani informacjami i bodźcami zewnętrznymi (powiadomienia w komórkach, maile, reklamy, muzyka itp.), nasz mózg może zacząć funkcjonować bardzo podobnie. Na szczęście jesteśmy w stanie poradzić sobie bez pomocy specjalistów i medykamentów – wystarczy tylko zidentyfikować problem i rozpocząć własne mentalne “generalne porządki”.

Eksperci zajmujący się tym zjawiskiem wskazują, że na naszą higienę umysłową wpływa nie tylko nadmiar obowiązków i brak organizacji, ale też przestrzeń, w której żyjemy. W skrócie – im większy porządek w domu i w miejscu pracy, tym jesteśmy spokojniejsi i lepiej zorganizowani. Tuż po uprzątnięciu (dosłownie) najważniejszych przeszkód można zabrać się za organizację i pokonywanie chaosu technologicznego, a więc napływu zbyt dużej ilości danych. Z oboma rodzajami chaosu świetnie radzą sobie aplikacje mobilne i programy komputerowe.

Badania amerykańskiego National Institute of Health jednoznacznie potwierdziły korelację naszej przestrzeni (domu, pracy, otoczenia) z naszymi zdolnościami koncentracji, zapamiętywania, a nawet motywacji. Niezależnie od tego, jaki stosunek mamy do porządkowania domu jako takiego – czy jesteśmy zwolennikami wysprzątania go na wysoki połysk, czy nie lubimy się nim zajmować, nasz mózg zauważy, jeśli coś będzie nie tak. Im więcej bałaganu, mniej struktur i powtarzalnych wzorów, tym bardziej będziemy rozchwiani i nieuważni. Jednym słowem – im mniej porządku w naszym otoczeniu,  tym my sami gorzej się czujemy!

Na rynku dostępnych są setki aplikacji czy programów, które mogą wspomóc nas w codziennych obowiązkach – w domu i w pracy. To dzięki nim zaplanujemy dzień, podzielimy się domowymi obowiązkami z partnerem czy nawet zapomnimy raz na zawsze o terminach zapłaty rachunków. Pokonaj chaos  dzięki technologii. Kilka pomocnych aplikacji i oprogramowań:

 

Bilo. Nie zaprzątaj sobie głowy rachunkami

Opłacanie comiesięcznych rachunków za prąd, przedszkole, lekcje tańca, telefon itd. zabiera nam mnóstwo czasu. Niepotrzebnie. Jest aplikacja, która zrobi to sama za nas. Za darmo i w terminie. My musimy zadbać tylko o to by naszej karcie bądź koncie były zapewnione środki. Aplikacja Bilo opłaci je sama i w bezpieczny sposób, a my tylko otrzymamy powiadomienie, że wszystko zostało na czas zapłacone. Bez stresu i zaprzątania sobie myśli  będziemy mogli skupić się na tym co jest znacznie bardziej przyjemne niż siedzenie z głową w rachunkach – swoich bliskich i swoich pasjach.

 

Kultura Paperless. Od idei, poprzez system, do kultury pracy

Biurka załadowane papierami, gubiące się dokumenty, niezałatwione sprawy – ogólnie chaos. Można to zaobserwować w wielu polskich firmach i instytucjach. A przecież można nad tym wszystkim w łatwy sposób zapanować – na rynku obecnych jest dużo oprogramowań wprowadzających elektroniczny obieg dokumentów. Po ich wdrożeniu okazuje się, że dokumenty przestają się gubić, do każdego z nich przypisani są ich właściciele i wykonane na nich zadania. Firma działa sprawniej, Klienci są szybciej obsługiwani, a z biurek zniknęły tony papierzysk.

Tak działa Paperless. Skuteczne wdrożenie zmian minimalizujących użycie papieru zmienia organizację na wielu płaszczyznach. Oprócz korzyści finansowych najbardziej interesujące są zmiany wynikające pośrednio z braku papieru: kiedy nie ma go w firmie, z powierzchni biurowych znikają szafy z segregatorami, a w zamian pojawia się przestrzeń, wpływająca pozytywnie na komfort pracy. Z biurek znika wiele dodatkowego wyposażenia jak zszywacze, karteczki, długopisy i nożyczki, a zmiany wprowadzają porządek nie tylko w zakresie dokumentów, ale również i całego miejsca pracy, co przekłada się na jakość wykonywanych zadań.

Okazuje się, że gdy nie jesteśmy przywiązani na stałe do danego biurka, w organizacji, która przeszła drogę Paperless pojawiają się nowe bardziej elastyczne rozwiązania jak praca zdalna czy hotdeski. I to też nie koniec pozytywnych aspektów. Na samej górze jest przecież znamienny wpływ na poprawę stanu środowiska i właśnie to jest kluczem kultury Paperless – praca i życie w zgodzie z naturą co potwierdza certyfikat przyznawany przez Paperless.

Nowe technologie idą obecnie w kierunku Human to Human – ich głównym celem jest usprawnianie naszego życia i współpraca z nami. Warto korzystać z tego co nam oferują.

Jeżeli polubiłeś ten artykuł. Zobacz również:

Szybki kontakt

Billennium Warsaw
pokaż kontakt

Billennium Kuala Lumpur
pokaż kontakt

Billennium Lublin
pokaż kontakt

Billennium Łódź
pokaż kontakt

Billennium Olsztyn
pokaż kontakt

Billennium Bytom
pokaż kontakt

Billennium Pune
pokaż kontakt

Billennium New York
pokaż kontakt