Weryfikacja podatnika VAT: wyzwania i rozwiązania.

Billennium_Weryfikacja_podatnika_VAT

 

W jednym z ostatnich artykułów wyjaśnialiśmy działanie mechanizmu Split Payment, tym razem chcielibyśmy opowiedzieć o kolejnej istotnej zmianie z obszaru ordynacji podatkowej:  jest to konieczna weryfikacja podatnika VAT przez kontrahenta.

 

Obowiązek weryfikacji kontrahenta

W przypadku zakupów od kontrahenta niezarejestrowanego jako „czynny podatnik VAT”, organy podatkowe mogą zakwestionować prawo do odliczenia VAT z faktury wystawionej przez taki podmiot. Ponadto od stycznia 2017 r., nabywcy grozi w tych okolicznościach dodatkowa kara z tytułu nieuprawnionego zawyżenia podatku do odliczenia, w wysokości nawet 100% wartości transakcji. Jeżeli nasz kontrahent nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT, organy podatkowe mogą wysnuć podejrzenie, że uczestniczy on w procederze mającym na celu wyłudzenie VAT. Prowadzi to do dalszych bardzo szczegółowych kontroli, co z kolei może skończyć się poważnymi uszczerbkami na reputacji firmy, nawet jeśli podejrzenie jest nieuzasadnione.

Powyższe konsekwencje prawne i biznesowe wymagają od organizacji odpowiednich zabezpieczeń, a konkretnie dokonania tzw. należytej staranności weryfikacji czy ich kontrahent jest aktywnym podatnikiem VAT. Należy pamiętać, że najważniejsze w dochowaniu należytej staranności jest udokumentowanie procesu zweryfikowania kontrahenta, na wypadek ewentualnych przyszłych kontroli.

 

Weryfikacja podatnika VAT – skala problemu

Spróbujmy wyobrazić sobie skalę problemu  i możliwości jego rozwiązania. Weźmy za przykład dużą organizację, która procesuje miesięcznie 5 000 faktur kosztowych. Dziennie oznacza to konieczność sprawdzenia 250 kontrahentów w odpowiednich bazach udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Każdorazowe sprawdzenie kontrahenta może zająć 2 minuty. Oznacza 8,5 godziny ciągłej pracy polegającej na weryfikacji danych w publicznych bazach. A to jedynie weryfikacja kontrahenta (tzw. dołożenie należytej staranności), pozostaje jeszcze jej udokumentowanie, czyli np. wykonanie zrzutu ekranu z bazy Ministerstwa.

 

Rozwiązanie

Platformy do elektronicznego obiegu dokumentów to systemy, w których bardzo często procesuje się także faktury kosztowe. Użytkownik dokonuje ich dekretacji, akceptacji formalnej i merytorycznej, a czasem z tego poziomu również przelewu opłacającego daną fakturę. Jest to więc idealne miejsce do wbudowania kolejnej funkcjonalności: mechanizmu automatycznie weryfikującego kontrahenta w publicznych bazach aktywnych płatników VAT (Portalu Podatnika, CEIDG, REGON). Niestety nie wszystkie z tych baz udostępniają interfejs integracyjny, dlatego chcąc rozwiązać problem masowej weryfikacji płatników VAT, należy szukać takich dostawców, którzy będę posiadać swoje autorskie mechanizmy pobierania danych.

Jeżeli polubiłeś ten artykuł. Zobacz również:

Szybki kontakt

Billennium Warsaw
pokaż kontakt

Billennium Kuala Lumpur
pokaż kontakt

Billennium Lublin
pokaż kontakt

Billennium Łódź
pokaż kontakt

Billennium Olsztyn
pokaż kontakt

Billennium Bytom
pokaż kontakt

Billennium Pune
pokaż kontakt

Billennium New York
pokaż kontakt