Czy Twój Daily Scrum jest jak Elza i ma tę moc?

Zdarzyło Ci się być zdenerwowanym w pracy dlatego, że w życiu prywatnym coś poszło nie po Twojej myśli? Albo odwrotnie: przynieść problemy, albo zniechęcenie z pracy do domu? Na szczęście pozytywne zdarzenia też mogą rozprzestrzeniać się na różne sfery życia. A co do tego wszystkiego ma DSM?

Doszlifowanie pewnych umiejętności, czyniących DSM perfekcyjnym, może dać efekty podczas pozostałego czasu pracy (a to już jest 1/3 dnia). Korzyści z niego można przenieść na życie osobiste, bo kompetencje nabyte dzięki DSM możesz wykorzystać wszędzie. Dla przykładu, jeśli nauczysz się efektywnej komunikacji w pracy, to nie da się „zapomnieć” o tym, kiedy z niej wyjdziesz. Zamiast traktować DSM jak nudny obowiązek, potraktuj go jako eksperyment psychologiczny – a kto wie, może Twój stand-up już nigdy nie będzie taki sam?

Czy Twój Daily Scrum jest Scrumem doskonałym?

Daily Scrum odbywa się codziennie przez max. 15 minut, w tym samym miejscu i o tej samej porze. I już sama jego regularność niesie korzyści, ponieważ:

• umożliwia identyfikacje trudności i problemów, zanim zaczną eskalować,
• zabezpiecza przed odkładaniem Daily Scruma na bliżej nieokreślone „za momencik, jak tylko skończę tę jedną rzecz”,
• nikt nie musi się zastanawiać, o której godzinie i gdzie będzie spotkanie,
• można go łatwo wpleść między inne obowiązki.

To wszystko jest Agile’owym standardem, ale… Daily Scrum może przynosić jeszcze więcej (dużo więcej) wartości. Jak je osiągnąć? Należy zacząć od odpowiedzi na (z pozoru) proste pytania, które znajdują się poniżej. Wybrać obszar, nad którym warto popracować i… działać! A zatem:

1. Czy podczas Daily Scruma zespół sam porusza tematy problemów i trudności?

Gigantyczne problemy zauważy klient, te średnie Scrum Master, a te maleńkie zespół. To właśnie te drobne problemy prowadzą do gigantycznych. Są one jak wirus: niepozorne, ale szalenie groźne, a do tego trudno jest je wychwycić.

Samo zgłoszenie problemów i blokad nie jest trudne (zwłaszcza kiedy wiadomo, że ma się z nimi do czynienia). Natomiast trudne jest rozpoznanie czegoś, co jest podstępnym wirusem w przebraniu Myszki Mickey. To właśnie w takich sytuacjach każdy członek zespołu z osobna, powinien czuć się na tyle dobrze i komfortowo podczas Daily Scruma, aby otwarcie o swoich podejrzeniach mówić. Chociaż brak strachu jest czymś, co powinno być oczywiste i naturalne, to jednak wysoki poziom komfortu w otwartym mówieniu o rzeczach, co do których brakuje nam pewności, już taki oczywisty nie jest. To właśnie ten element otwartej rozmowy, podczas której każdy członek zespołu czuje się komfortowo charakteryzuje doskonały Scrum.

2. Czy Daily Scrum to przykry obowiązek?

Chodzi o tę niechęć do spotkań, która często (ale nie zawsze) wynika z poczucia marnowania czasu. Zadaniem Scrum Mastera nie jest jedynie objaśnienie zespołowi, po co i na co Daily Scrum się odbywa. Jest nim przede wszystkim uświadomienie zespołowi wartości, jakie niesie. I to nie zespołowi jako ogółowi, ale każdemu z osobna i indywidualnie. Nie wydarzy się to bez zmiany podejścia, a do niego nie dojdzie bez efektywnej i skutecznej komunikacji. Trening takiej komunikacji odbywa się przede wszystkim poza Daily Scrumem, przez pozostałą część pracy. Podczas Daily Scruma zbierane są jedynie jego owoce. Efektywna komunikacja w dużej mierze polega na tym, aby mówić do innych w taki sposób, w jaki oni chcą, aby do nich mówiono. Zamiast mówienia w sposób, w jaki my chcemy mówić. I różnica między tymi sposobami jest ogromna.

3. Czy Twój Daily Scrum ma tę moc?

Ustalenie dobrego grafiku działania to jedno. Ale nawet najlepszy plan może wymagać zmian. Jeśli raz zatwierdzony wymaga korekty, to podczas Daily Scruma temat ten powinien zostać poruszony, omówiony, a poprawki wdrożone czym prędzej. Dzięki temu można ulepszyć założoną strategię projektu w trakcie trwającego sprintu. Teoretycznie można ulepszać ją więc co 24 godziny. Daily Scrum, stanowi ledwo ponad 3% dziennego czasu pracy. Mimo to powinien mieć na tyle mocy sprawczej, aby (kiedy to konieczne), być punktem zwrotnym dnia. Dobrze jest więc zadbać o efektywne wykorzystanie czasu.

4. Czy podczas DSM odpowiadacie na trzy obowiązkowe pytania?

Tak?

To niedobrze.

Tak wiem, że to wygląda jak zaprzeczanie podstawom Scruma, ale tak nie jest. Pytania co zrobiłem wczoraj, co zrobię dzisiaj i jakie widzę trudności są niezaprzeczalnie fundamentalne. Jednak Daily Scrum nie jest zorganizowany po to, aby odpowiedzieć na te trzy pytania, ale po to, aby zaplanować i zorganizować pracę.

Jeśli Twój zespół ogranicza się tylko (słowo klucz) do odpowiedzi na te pytania, to może nie traktujecie Daily Scruma jak momentu, kiedy możecie podzielić się przemyśleniami? Może w Twoim zespole traktuje się go jako obowiązkowy punkt dnia, który jest, bo jest, ale nic nie wnosi?

Doskonały Scrum charakteryzuje się tym, że jego uczestnicy dostosowują go do siebie i modyfikują jego przebieg w zależności od potrzeby. Oczywiście, że zdarzą się dni, kiedy nie będzie konieczności wychodzić ponad 3 obowiązkowe pytania. Ich zwięzła konstrukcja wnosi ogrom wartości – czasami w zupełności wystarczającej. Natomiast naturalnym zjawiskiem są momenty, w których porzucenie tej sztywnej ramy będzie potrzebne. Aby w takiej sytuacji Daily Scrum spełniał swoją funkcję, należy zadbać o komfort prowadzenia otwartej rozmowy (punkt 1), skuteczną i efektywną komunikację (punkt 2) oraz wiarę w moc Scruma zdolną przenosić góry (punkt 3).

15 minut korzyści

Trzy pytania DSM nie zawsze są jedyną kwestią, którą należy omawiać. Dobrze jest zastanowić się, czy podczas Daily Scruma na pewno poruszamy najważniejsze tematy, nawet jeśli nie do końca czujemy się z nimi swobodnie. Warto też przemyśleć, czy komunikacja w zespole jest na satysfakcjonującym poziomie (dla każdego) i czy Daily Scrum realnie wpływa na działanie zespołu, zamiast jedynie stanowić kolejny punkt w harmonogramie – czyli czy ma tę moc. Nawet jeśli nie, to doszlifowanie powyżej wspomnianych elementów sprawi, że będzie miał. I nie wahaj się wykorzystywać tych ulepszonych umiejętności (i zdobytych spostrzeżeń) wszędzie indziej. Jeśli dopracowanie 15 minut dnia, może przynieść znacznie więcej korzyści to, czemu by nie spróbować.