Design Sprint w praktyce
Po wprowadzeniu do Design Sprintu, o którym była mowa w artykule >> Design Sprint, czyli jak stworzyć prototyp w 4 dni, zaprezentuję, jak wygląda ten proces w praktyce. W tej części opowiem szerzej o budowaniu zespołu projektowego, zasadach obowiązujących podczas sprintu oraz zadaniach zaplanowanych na poszczególne dni warsztatów.
Przygotowania do Sprintu
Wszystko zaczyna się od zrozumienia pomysłu lub problemu, nad którym będziemy pracować w trakcie warsztatów. Zazwyczaj jest to spotkanie z kluczowymi osobami z projektu i wymiana dokumentacji, badań oraz pomysłów. Później przychodzi czas na analizę danych zastanych (ang. desk research), takich jak: trendy rynkowe, potencjalne technologie, metody, albo wybór podejścia, które będzie najlepiej pasowało do wyzwania. Kolejnym krokiem są indywidualne wywiady z każdym z uczestników Sprintu – kluczowi są ludzie, których dobierzemy do zespołu.
Najlepiej sprawdzają się zespoły 5-7-osobowe. Dobrze, gdy grono jest różnorodne, wtedy możemy zapewnić sobie szeroki punkt widzenia i kompletną wiedzę odnośnie rozwiązania. Z doświadczenia wiem, że najlepiej, gdy na sali są reprezentanci takich działów jak: sprzedaż, marketing, finanse. Oczywiście, nie można zapomnieć o specjaliście UX/UI lub ludziach z IT. Konieczny jest też wybór decydenta – osoby umocowanej w organizacji, która będzie podejmować kluczowe decyzje. Zazwyczaj jest to Product Manager/Owner.
Gdy mamy już zespół, pozostało zarezerwowanie terminu w kalendarzu. W Billennium Design Sprint trwa 4 dni. Pierwsze 2 dni to warsztaty dla całego zespołu, a kolejne 2 dni wymagają jedynie udziału wybranych osób. Wszystko gotowe? Możemy zaczynać 😊
Zasady Design Sprintu
Kluczowe w zrozumieniu, jak działa proces i jaką dostarcza wartość jest ustalenie podstawowych zasad:
- Together Alone – pracujemy razem, ale mamy czas i przestrzeń do sformułowania i wypowiedzenia swoich pomysłów. W Sprincie każdy głos się liczy, a proces ma za zadanie to wspierać.
- Get tangible over discussion – zamiast dyskutować i przekonywać zespół do swoich racji, najlepiej zacząć tworzyć: opisywać, szkicować i ostatecznie zamienić nasze myśli w prototyp. Pomysły zweryfikuje użytkownik. Dzięki temu unikniemy ewentualnych nieporozumień.
- Getting started > being right – nie tracimy czasu na szczegóły i dążenie do ideału. W procesie podejmujemy decyzje i stawiamy kolejne kroki, aby jak najszybciej sprawdzić pomysł zespołu. Ma to na celu przełamać paraliż decyzyjny i uciąć niekończące się dyskusje.
- Don’t rely on creativity – kreatywność jest nieprzewidywalna. Zamiast czekać na przypływ pomysłów, zdajemy się na proces, który steruje zespołem i wydobywa kreatywne podejście wtedy, kiedy jest ono potrzebne.
Design Sprint – dzień po dniu
Dzień 1 – Cel i propozycje
Składa się on z dwóch części. Od początku dnia zespół pracuje nad bardzo dobrym zrozumieniem wyzwania. Wszystko zaczyna się od wywiadu lub serii wywiadów z osobami, które są ekspertami w wybranej dziedzinie. W trakcie wywiadu każdy pracuje indywidualnie, notując problemy, kwestie sporne i zamienia je w pytania “How Might We?” (“Jak możemy?”). Zmiana problemu w pytanie otwiera nas na szukanie rozwiązań. Członkowie zespołu przyjmują role super optymistów i tworzą długoterminowy, ambitny cel. Następnie zmieniają się w krytyków pomysłu, szukając najtrudniejszych pytań, na które trzeba odpowiedzieć w trakcie Sprintu, aby osiągnąć zamierzony rezultat. Gdy cel, ryzyka i kluczowe pytania są ustalone, tworzymy dojścia do celu. Powstaje mapa produktu lub usługi, która będzie odbiciem tych złożonych procesów. Będzie stanowić naszą strukturę dla szkiców i pomysłów.
W drugiej części dnia zespół kreuje różne propozycje rozwiązań, dzieli się inspiracjami i szuka wzorców kluczowych dla rozwiązania problemu. Przychodzi też czas na pracę indywidualną, gdzie każdy uczestnik anonimowo tworzy swoją propozycję rozwiązania, które jego zdaniem najlepiej odpowiada na cel Sprintu.
Dzień 2 – wybór rozwiązania
Drugiego dnia facylitator (prowadzący warsztaty) warsztatów prezentuje powstałe w poprzednim dniu szkice, a członkowie zespołu wskazują te najbardziej interesujące. Uczestnicy oddają swoje głosy na najlepszą koncepcję, wyjaśniając, co przekonało ich do danej propozycji. Ostatni głosuje decydent, wskazując finalną wersję szkicu. Następnie rozpoczyna się praca nad jego wdrożeniem. Ustalany jest proces, wskazuje się najlepsze pomysły i wybiera ostateczną formę rozwiązania. Na tym etapie zakres i założenia prototypu są ustalone, a proces użytkownika widoczny.
Co ważne, z końcem dnia warsztaty grupowe zostają zakończone. Praca zespołowa, o ile są takie możliwości, będzie kontynuowana, np. w zakresie wspierania designera poprzez dostarczenie mu treści na stronę albo odpowiadanie na pytania doprecyzowujące. Na tym etapie nie ma potrzeby angażowania całego zespołu. Warto zarezerwować pod koniec dnia dodatkowe 30 minut, aby przydzielić konkretnym osobom zadania na kolejny dzień, a także ustalić godziny synchronizacji np. 3 sesje po 30 minut w ciągu dnia.
Dzień 3 – Prototypowanie
Trzeciego dnia Billennium buduje jeden lub więcej prototypów, które nadają pomysłowi konkretną formę. W tym celu wykorzystujemy zarówno narzędzia cyfrowe (interaktywne makiety czy aplikacje), jak i już istniejące produkty lub wydrukowane opakowania, ulotki.
Warto wspomnieć, że stworzenie idealnych makiet w jeden dzień jest nierealne. Trzeba iść zgodnie z duchem “fake it to make it”. Tutaj nie ma czasu na zrobienie długiej i kosztownej integracji oprogramowania, dlatego na potrzeby testów trzeba wykazać się sprytem i zręcznie zamarkować kluczowe elementy – tak, by użytkownik w jak najmniejszym stopniu odczuł wszelkie niedoskonałości. Gdy prototypy są gotowe, część warsztatowa jest skończona. Jeśli znajdzie się osoba chętna do dodatkowej pomocy, może zająć się przygotowaniem treści na stronę lub zdobywaniem dodatkowych informacji.
Dzień 4 – Testy
Ostatniego dnia zestawiamy przygotowane prototypy z opiniami klientów. Podczas spotkań z użytkownikami badamy sposób, w jaki korzystają z produktu oraz reakcje i wrażenia, jakie wywołują przygotowane w trakcie Sprintu materiały. Sesje są nagrane, a wnioski spisane w raport.
W trakcie testów warto zaznaczyć, że produkt będzie ulepszany, dlatego ważna jest dla nas konstruktywna krytyka i wszelkie sugestie. Dobrze też podkreślić, że to nie my jesteśmy jego twórcami – dzięki temu tworzymy przestrzeń do bycia otwartym i szczerym. Bardzo ważnym elementem jest spisanie wszystkich uwag od użytkowników i zwizualizowanie ich na tablicy tak, aby każdy kto nie obejrzał sesji, mógł szybko wyciągnąć wnioski.
Testy są przeprowadzane na pięciu osobach. Badania pokazują, że nie ma potrzeby testowania na większej grupie, ponieważ już trzeci użytkownik powieli czynności wykonane przez pierwszego i najpewniej również drugiego testującego. Po piątym użytkowniku marnujesz czas, obserwując wielokrotnie te same wyniki, ale nie ucząc się zbyt wiele.
Zakończenie i co dalej?
Design Sprint ma na celu odpowiedzieć w 4 dni na jedno pytanie: Czy rozwiązanie, które budujemy, zadziała?
Założenia projektu wychodzą naprzeciw rzeczywistości, przekazana jest jasna informacja zwrotna, na podstawie, której można wyciągnąć wnioski i stworzyć plan dalszego rozwoju.
Aby podsumować Sprint, w terminie od 1 do 3 dni po testach zaplanowane jest dodatkowo dwugodzinne spotkanie, na którym prezentowane są wyniki Sprintu wraz z planem dalszego rozwoju (o ile jest on możliwy) – nie tylko w kwestii kolejnych iteracji, ale również konkretnych technologii, kompetencji oraz przybliżonych kosztów. To idealne moment, aby zaprosić kluczowych interesariuszy, którzy mogą mieć wpływ na produkt.
Po Sprincie otrzymujesz przetestowane makiety, rozumiesz podróż użytkownika przez produkt, masz już feedback, czyli dane, dzięki którym przyszły kierunek jest o wiele jaśniejszy.
Design Sprint w pigułce
Podsumowując, Design Sprint to metoda, dzięki której możemy szybko zweryfikować kluczowe założenia biznesowe. W Billennium robimy to w 4 dni. Większość projektów IT trwa mniej więcej rok. Te cztery dni stanowią zaledwie 2% całego czasu projektowego, a dają odpowiedź na pytanie, czy dalsze prace mają sens. Metoda jest wykorzystywana regularnie w największych firmach (Google, Facebook, Lufthansa, ONZ, McKinsey). Dzięki niej powstały produkty, które otaczają nas na co dzień (Uber, Hangouts, Slack).
Jeśli jesteś zainteresowany przeprowadzeniem w swojej firmie Design Sprintu i stworzeniem prototypów z pomocą specjalistów Billennium, więcej informacji znajdziesz >> tutaj.