Modern Workplace2017.09.25 4 min. czytania
Outsourcing usług IT. Potrzeba czy już konieczność?
Jako dostawca usług IT, często już na wstępie rozmowy z potencjalnym Klientem słyszę opinię: „My nie korzystamy z outsourcingu bo to nie wpisuje się w nasz model biznesowy. Poza tym nie mamy zaufania do tego rodzaju usługi, a podstawowe kompetencje wolimy trzymać i rozwijać we własnym zespole.” Zadaję więc wtedy jedno pytanie: A z jakiego systemu (tu można wybrać w zasadzie dowolny system z dowolnego obszaru) korzystają Państwo w swojej Firmie? W większości przypadków pada wtedy nazwa zewnętrznego dostawcy utrzymującego i rozwijającego wskazany obszar. Moje obserwacje potwierdza Raport “Dojrzałość outsourcingowa polskich przedsiębiorstw”, według którego przyznaje to aż 93% przedsiębiorców. [1]
Podejście do Outsourcingu usług informatycznych
Dlaczego jedne obszary tak łatwo oddajemy na zewnątrz, a inne kurczowo trzymamy pod własnymi skrzydłami? Niestety na polskim rynku wciąż pokutuje opinia, że outsourcing to wynajęcie pojedynczego pracownika. A przecież w rzeczywistości ten model biznesowy już dawno wyewoluował znacznie dalej.
Już sama definicja mówi, że: „Outsourcing to wydzielenie ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa niektórych realizowanych przez nie samodzielnie funkcji i przekazanie ich do wykonania innym podmiotom. Outsourcing pozwala na koncentrację procesów zarządczych na zasadniczych celach i kluczowych kompetencjach organizacji.” [2]
Celem outsourcingu jest zatem przesunięcie zasobów w organizacji do obszarów generujących zysk. Jest to nie tylko praktyczne, ale i przynosi zarazem realne oszczędności w kosztach. 79% przebadanych przedsiębiorstw uznało usługi outsorcingu za bardzo ważny powód wydzielenia procesów poza organizację. Z kolei 64% firm zadeklarowało, że istotnym motywem, dla którego są skłonne korzystać z outsourcingu, jest chęć skoncentrowania się na podstawowej działalności biznesowej. [1]
Wśród barier dla rozwoju outsourcingu ankietowani wymieniali przede wszystkim:
- koszty jego wdrożenia (90%)
- regulacje prawne (58%)
- brak odpowiednich dostawców (53%)
Badania obrazują, że pomimo tego iż większość przedsiębiorstw w Polsce z niego korzysta, outsourcing jest wykorzystywany w dalszym ciągu w stosunkowo ograniczonym zakresie. Dla większości z przebadanych organizacji ma on znaczenie operacyjne. Badania wskazują jednak także na ewolucję w kierunku wzrostu jego strategicznego znaczenia. Będzie to jednak zależało od tempa rozwoju rynku outsourcingu, a w tym podaży usług tego typu, jak i wzrostu doświadczenia firm w wykorzystaniu bardziej zaawansowanych strategii outsourcingowych – napisali w podsumowaniu wyników badania dr Mariusz-Jan Radło i dr Dorota A. Ciesielska, partnerzy w firmie analityczno-konsultingowej SEENDICO Doradcy oraz pracownicy naukowi Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie.
Kto i kiedy powinien korzystać z Outsourcingu usług IT i w jakim zakresie?
Nie ma dziś organizacji, która całość swojego biznesu opierałaby wyłącznie na własnych zasobach. Nawet jeżeli to systemy informatyczne są podstawą biznesową działania danej organizacji, nie jest możliwe zapewnienie na każdym poziomie wartościowego „know-how” oraz profesjonalizmu.
Zasada jest prosta: każde działanie, które nie jest strategiczne z punktu widzenia organizacji, a pozwala uwolnić zasoby potrzebne do realizacji głównego celu biznesowego, warte jest oddania w model outsourcingowy.
Śledząc ten trend na rynku warto przytoczyć następujący cytat z naszego podwórka:
„Profesjonalny i niezawodny dział informatyczny jest niezbędny, by realizować oczekiwania klientów i podnosić wartość spółki. Tylko dzięki wsparciu takiego działu jest możliwe rozwijanie i ulepszanie jakości oferowanych usług. Decyzja o outsourcingu IT, pozwoliła firmie skoncentrować się na kluczowych aspektach działalności w branży ciepłowniczej, a trudne i kosztowne zagadnienia informatyczne, nie związane bezpośrednio z obszarem naszej podstawowej działalności, powierzyć zaufanemu i doświadczonemu partnerowi […]” – Mariusz Dzikuć, Dyrektor Finansowy MPEC Wrocław. [3]
Przy tym należy pamiętać, że oszczędnością nie zawsze jest zmniejszenie kosztu obsługi danego obszaru, ale już samo zabezpieczenie organizacji przed rotacją pracowników na kluczowych stanowiskach.
„W biznesie warto podejmować takie decyzje jak w życiu. Decydując się na budowę domu, możemy samodzielnie wybrać wykonawcę dla każdego etapu prac. Budynek postawi nam jedna firma, dachówki położy druga, wnętrza wykończy trzecia, kto inny zajmie się budową drogi dojazdowej, a jeszcze ktoś inny instalacją elektryczną – opisuje ekspert Grupy Impel i kontynuuje: – Dom powstanie tanim kosztem. Jednak czy wszyscy dotrzymają terminów? Co, jeśli budynek, w ostatecznym rozrachunku nie spełni naszych oczekiwań? Kto poniesie za to odpowiedzialność? Zdecydowanie łatwiej, wygodniej i bezpieczniej jest wybrać wykonawcę, który samodzielnie lub w porozumieniu z nami będzie dobierał podwykonawców i dbał o całość projektu. To daje gwarancję, że procesy będą się uzupełniać i współgrać, a wykonawcy pracować odpowiedzialnie i kompleksowo”. Autorem tych słów jest Piotr Regulski, Wiceprezes ds. Handlowych spółek Impel Cleaning i Impel Security Polska. [4]
Dlaczego więc warto oddać w zarządzanie pewne obszary zewnętrznemu dostawcy?
Pewne można by było podać 1000 powodów, aby zastosować outsorcing, ale posłużę się tu autorytetem [5]. Stosowanie outsourcingu umożliwia zrealizowanie takich celów jak:
- redukcja i kontrola kosztów;
- koncentracja firmy na jej podstawowej działalności;
- uzyskanie dostępu do mocy produkcyjnych najlepszych jakości;
- zwolnienie własnych zasobów do realizacji innych celów;
- pozyskanie zasobów, których organizacja nie posiada;
- szybsze uzyskanie korzyści wynikających z restrukturyzacji;
- uporanie się z funkcją trudną do wykonywania bądź niemożliwą do kontrolowania;
- pozyskanie kapitału;
- rozkład ryzyka;
- dopływ gotówki.
Dokładnie obrazuje to poniższa tabela celi outsorcingu M.F Greavera [6]:
Firmy świadczące usługi outsourcingowe to organizacje wyspecjalizowane w tego typu działalności. Oprócz wykonywania konkretnej usługi, biorą na siebie także kwestie rotacji pracowników, podnoszenia kwalifikacji czy pracy w trybie wielozmianowym.
Jeżeli więc sami chcemy być postrzegani jako eksperci w swoim obszarze, warto wesprzeć się specjalistami w dziedzinach, w których eksperckości się od nas nie wymaga.
Szczegółowe informacje o działaniu outsourcingowym w Billennium przeczytacie TUTAJ.