Kodeks postępowania

Cel

Celem niniejszego dokumentu jest wskazanie intencji i kierunków, w których Billennium będzie się rozwijać oraz zapewnienie, że Billennium, budując strategię działania, uwzględnia interesy społeczne, ochronę środowiska, relacje z różnymi grupami interesariuszy, potrzeby otoczenia biznesowego oraz stawia na pierwszym miejscu znaczenie odpowiedzialności korporacyjnej, zapobieganie korupcji oraz zapobieganie innym naruszeniom prawa zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród partnerów biznesowych.

Zakres stosowania

Niniejszy Kodeks dotyczy wszystkich pracowników Billennium oraz wszystkich jej spółek zależnych w Polsce i za granicą.

Postanowienia

Billennium S.A. („Billennium”) jest polską firmą z całkowicie polskim kapitałem, która świadczy usługi w zakresie dostarczania rozwiązań IT dostosowanych do potrzeb i oczekiwań Klienta, kompleksowej obsługi, zarządzania oraz optymalizacji procesów komunikacyjnych
i biznesowych. Billennium znajduje się w grupie najszybciej rozwijających się podmiotów na rynku usług IT, dostarczając najwyższą jakość i innowacyjność rozwiązań dla każdej branży. Największą zaletą firmy jest znajomość najnowszych technologii i trendów rynkowych oraz elastyczny model współpracy. Wykorzystywanie doświadczenia, wiedzy i kompetencji specjalistów umożliwia Billennium świadczenie pełnego zakresu usług informatycznych.
Jesteśmy świadomi, że ze względu na rodzaj i skalę naszej działalności wpływamy na życie wielu ludzi i sprawne funkcjonowanie organizacji. Z tego względu szczególnie istotną kwestią jest dla nas odpowiedzialne prowadzenie biznesu. Opracowana przez nas strategia biznesowa jest zgodna z interesami otoczenia i opiera się o rozsądne wykorzystywanie technologii.
Wierzymy, że zaprezentowane podejście przyczyni się do rozwoju działalności, zarówno naszej, jak i naszych Klientów i Dostawców, a ponadto przyniesie korzyści naszemu otoczeniu społecznemu i biznesowemu.

Przestrzeganie przepisów

Billennium przestrzega wszelkich obowiązujących przepisów prawa we wszystkich lokalizacjach, w których prowadzi swoją działalność. Przestrzegamy postanowień Kodeksu również w przypadkach, gdy Kodeks wyznacza standard wyższy od wymagań prawnych, ale nie stoi z nimi w sprzeczności. Przestrzegamy zasad inicjatywy ONZ „Global Compact” (Załącznik nr 1), Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka ONZ (Załącznik nr 2) oraz Deklaracji Międzynarodowej Organizacji Pracy o Fundamentalnych Zasadach i Prawach w Pracy (Załącznik nr 3) w zgodzie z przepisami i zwyczajami krajowymi.

W Billennium oraz wszystkich jej spółkach zależnych w Polsce i za granicą wszystkie naruszenia w zakresie przestrzegania przepisów prawnych oraz standardów etycznych mogą być zgłaszane wewnętrznie zgodnie z postanowieniami wewnętrznej Polityki w tym zakresie.

Standardy etyczne i społeczne

Prawa człowieka

  • Praca dzieci

Billennium zapewnia, że do wykonywania prac powiązanych lub niepowiązanych z działalnością gospodarczą Billennium nie są zatrudniane dzieci. Termin „dziecko” dotyczy każdej osoby poniżej minimalnego wieku uprawniającego do zatrudnienia zgodnie z prawodawstwem danego kraju lub jurysdykcji lokalnej, w której prace są wykonywane. Jeśli minimalny wiek zatrudnienia nie został określony, powinien on wynosić 15 lat. Zatrudniając osoby młode musimy wykazać, że wykonywana przez nie praca nie wywoła negatywnych skutków dla ich rozwoju fizycznego, umysłowego oraz emocjonalnego.

  • Praca przymusowa

Billennium nie stosuje żadnego rodzaju pracy przymusowej. Nie wykorzystujemy przymusowej siły roboczej, pracy niewolniczej lub przymusowej pracy więźniów. Pracownicy mają zapewnioną swobodę przemieszczania się i możliwość sprawowania kontroli nad dokumentami tożsamości. Billennium zapewnia, że pracownicy nie uiszczają żadnych opłat podczas procesu rekrutacji oraz zatrudnienia. Jesteśmy odpowiedzialni za wszelkie należności dotyczące pracowników w sytuacjach wymaganych przez obowiązujące przepisy prawa. Miejsca pracy w Billennium są wolne od nękania, przemocy, zastraszania, kar cielesnych, przymusu psychicznego lub fizycznego, odwetu, nadużycia władzy, wyzwisk i dyskryminacji.

  • Handel ludźmi

Billennium przestrzega wszystkich przepisów dotyczących zakazu handlu ludźmi i niewolnictwa.

  • Godne warunki pracy

Billennium zapewnia, aby warunki pracy, godziny pracy, wynagrodzenia i inne świadczenia były zgodne z krajowymi i lokalnymi przepisami oraz stosownymi konwencjami MOP. Dbamy o równy dostęp do godnych warunków pracy dla osób zatrudnionych na umowę o pracę, jak i osób świadczących pracę na podstawie innego typu umów. Nie stosujemy praktyk polegających na bezprawnym lub niedozwolonym potrącaniu z pensji. Billennium w sposób odpowiedzialny zarządza pracownikami oraz ich miejscem pracy.

  • Swoboda zrzeszania się

Billennium uznaje i szanuje prawo pracowników do zrzeszania się i prowadzenia negocjacji zbiorowych w sposób dopuszczony przez przepisy prawa. Pracownicy muszą mieć swobodę dołączenia albo rezygnacji z członkostwa w związku zawodowym/reprezentacji pracowników.

  • Zakaz dyskryminacji

Billennium traktuje pracowników i partnerów biznesowych w sposób uczciwy, w oparciu o czynniki powiązane z uzasadnionym interesem gospodarczym Billennium, bez względu na rasę, religię, kolor skóry, wiek, płeć, orientację seksualną, pochodzenie, przekonania polityczne, stan cywilny lub niepełnosprawność. Wspieramy i promujemy integracyjne środowisko pracy oraz otwartą kulturę, które sprzyjają różnorodności pracowników.

  • Przeciwdziałanie mobbingowi

Billennium nie akceptuje mobbingu rozumianego w szczególności jako:

  • wrogie, niszczące, nieetyczne, słowne, wizualne lub fizyczne, systematycznie powtarzające się zachowania ze strony pracodawcy, przełożonego, pracownika lub grupy pracowników, skierowane wobec pracownika lub grupy pracowników, polegające na uporczywym
    i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu, w tym także mające charakter molestowania psychicznego lub fizycznego, wywołujące lub mogące wywołać u pracownika zaniżoną samoocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu poniżenie lub ośmieszenie pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników, strach pracownika;
  • zachowania dyskryminacji tj. noszące cechy opisane powyżej, a odnoszące się bezpośrednio lub pośrednio do warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie i orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienia na czas określony lub nieokreślony, kontrakt albo w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy;
  • jakiekolwiek inne formy przemocy psychicznej ze strony pracodawcy, przełożonego lub pracownika skierowane wobec pracownika lub grupy pracowników.

Billennium aktywnie przeciwdziała mobbingowi, w tym zapewnia możliwość zgłoszenia wszelkich przypadków mobbingu oraz niezwłocznej reakcji, zgodnie z przyjętą Polityką w tym zakresie.

Postępowanie w biznesie

  • Nielegalne płatności, korupcja i łapówki

Billennium przestrzega krajowych i międzynarodowych przepisów antyłapówkarskich oraz obowiązujących praw, przepisów i standardów antykorupcyjnych. Obowiązuje nas zakaz angażowania się w nielegalne płatności lub korupcję, a także zakaz oferowania, zatwierdzania
i przyjmowania, bezpośrednio albo pośrednio, prezentów, upominków i przysług, gdy mają one na celu — bądź wydają się mieć na celu — wpłynięcie na decyzję, działanie, zaniechanie lub uzyskanie przewagi konkurencyjnej. Nie uczestniczymy w szantażu, oszustwach, malwersacjach, przekupstwach i łapówkarstwie. Dotyczy to również czynności przyspieszających (ułatwiających), co oznacza dokonywanie płatności na rzecz urzędnika państwowego w celu przyspieszenia rutynowych procesów administracyjnych, czy też uzyskania dostępu do usług, do których osoba płacąca ma prawo.

Szczegóły postępowania antykorupcyjnego w ramach Billennium oraz wszystkich spółek zależnych w Polsce i za granicą zostały uregulowane w przyjętej wewnętrznej Polityce.

  • Bezpieczeństwo i higiena pracy

Billennium dąży do wdrażania standardów bezpieczeństwa i higieny pracy na wysokim poziomie poprzez stosowanie odpowiedzialnego podejścia do zarządzania BHP dostosowanego do wymogów danego rodzaju działalności. Zapewniamy zgodność z obowiązującymi przepisami BHP i promujemy oraz wspieramy bezpieczne środowisko pracy, które sprzyja ochronie zdrowia pracowników, zabezpieczenia stron trzecich oraz zapobiegania wypadkom, urazom, obrażeniom i chorobom zawodowym oraz zmniejsza ryzyko narażenia na czynniki niebezpieczne, szczególnie w miejscach występowania substancji niebezpiecznych. W tym celu regularnie dokonujemy oceny ryzyka w miejscu pracy oraz wdrażamy odpowiednie procedury, systemy zarządzania bhp i własne programy bezpieczeństwa. Billennium dba o to, aby pracownicy i inne osoby związane z firmą posiadały stosowne kwalifikacje, zostały odpowiednio przeszkolone i otrzymały wyposażenie pozwalające na bezpieczne wykonywanie pracy.

  • Ochrona danych osobowych

Billennium przestrzega stosownych przepisów i regulacji dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności w odniesieniu do danych osobowych klientów i dostawców, pracowników i współpracowników. Zapewniamy zgodność gromadzenia, przetwarzania i przesyłania danych osobowych z przepisami i regulacjami. Naszymi priorytetami są: zapewnienie poufności, integralności i dostępności przetwarzanych danych, zapewnienie technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa oraz zapewnienie wysokiego poziomu świadomości pracowników w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych.

  • Zachowanie poufności

Billennium podejmuje odpowiednie środki w celu ochrony informacji poufnych powierzonych przez spółkę, jej klientów i inne osoby. Billennium zobowiązuje się wykorzystywać takie informacje wyłącznie w konkretnym celu wynikającym z zawartej przez strony umowy, chyba że właściciel tych informacji wyraził zgodę na inny rodzaj wykorzystania informacji poufnych. Nie podejmujemy działań na podstawie informacji poufnych otrzymanych przypadkiem lub
w wyniku błędu, niezależnie od tego, czy pochodzą one od naszych klientów czy innej osoby.

  • Pranie brudnych pieniędzy

Billennium przestrzega obowiązujących przepisów i regulacji dotyczących przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu. Spółka weryfikuje międzynarodowe
i krajowe listy sankcyjne i nie podejmuje jakiejkolwiek współpracy z osobami lub podmiotami objętymi takimi sankcjami.

  • Uczciwa konkurencja

Billennium przestrzega zasad uczciwej konkurencji, konkurując z innymi podmiotami wyłącznie na podstawie kryterium wartości i jakości produktów i usług. Billennium nie stosuje żadnych nieuczciwych lub wprowadzających w błąd praktyk rynkowych, ani w imieniu swoim ani innych osób. Nie podajemy również fałszywych informacji na temat produktów lub usług własnych i innych podmiotów. Billennium nie uczestniczy w zmowach przetargowych polegających
w szczególności na składaniu ofert kurtuazyjnych, zawyżaniu kwot, rotacji albo wstrzymywaniu ofert, ustalaniu cen, przekazywaniu informacji poufnych. Nie stosujemy także innych mechanizmów mających na celu fałszowanie przetargów i ograniczenie albo wyeliminowaniu wolnej konkurencji.

  • Konflikt interesów

Pracownicy Billennium informują o każdym konflikcie interesów, jak i o każdej sytuacji stwarzającej pozory konfliktu interesów w odniesieniu do współpracy z Billennium. Konflikt interesów dotyczy sytuacji, gdy prywatny interes danej osoby stwarza potencjalne ryzyko oddziaływania na podejmowane przez nią decyzję. Takie sytuacje konfliktu interesów obejmują pokrewieństwo krwi lub małżeństwo, związki partnerskie, współpracę biznesową lub inwestycje.

  • Regulacje handlowe

Billennium prowadzi działalności gospodarczą zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi wywozu i przywozu towarów, sankcji gospodarczych i embargo.

Standardy środowiskowe

  • Ochrona środowiska

Billennium prowadzi swoją działalność w sposób odpowiedzialny z punktu widzenia ochrony środowiska oraz zgodnie z przepisami i regulacjami w zakresie ochrony środowiska. Dokonujemy oceny działalności z uwzględnieniem ewentualnego negatywnego oddziaływania na środowisko i dążymy do wdrożenia systemu zapobiegania, identyfikacji i eliminacji występujących zagrożeń.

  • Zezwolenia i sprawozdawczość

Billennium zadba o pozyskanie i aktualność wszelkich wymaganych decyzji, pozwoleń i koncesji środowiskowych oraz o przestrzeganie wynikających z obowiązujących przepisów prawa wymagań w zakresie sprawozdawczości, o ile konieczność taka wyniknie z planowanej lub prowadzonej działalności spółki.

  • Odpowiedzialne wykorzystywanie zasobów naturalnych

Billennium dba o racjonalne i zrównoważone wykorzystywanie zasobów naturalnych, o ile konieczność taka wynika z planowanej lub prowadzonej działalnością spółki. W takim przypadku Billennium dąży do ograniczenia wykorzystania zasobów naturalnych w sposób dostosowany do rozmiaru i rodzaju danej działalności.

  • Zmniejszenie ilości zanieczyszczeń i odpadów

Billennium dąży do minimalizacji emisji gazów cieplarnianych, w tym dwutlenku węgla, wynikającej bezpośrednio i pośrednio z naszej działalności w zakresie odpowiednim do rozmiaru i rodzaju prowadzonej działalności. Billennium przestrzega wszelkich regulacji prawa dotyczących gospodarki odpadami, dążąc do minimalizacji generowania odpadów w zakresie swojej działalności.

System zarządzania

W celu zapewniania spójności działania, najważniejsze dokumenty dotyczące systemów zarządzania zostały zebrane w ramach wewnętrznych polityk i procedur BILLENNIUM WAY.

Postanowienia końcowe

Billennium oczekuje, iż dostawcy spółki podejmą odpowiednie działanie w celu doskonalenia wyznaczonych przez Kodeks standardów, wspierania wyrażonych w nim wartości, jak i zachęca do opracowania i wdrożenia własnych wytycznych etycznego zachowania, zgodnego ze standardami odpowiedzialnego biznesu. W przypadku niezgodności działań dostawców ze standardami odpowiedzialnego biznesu ujętymi w Kodeksie liczymy na to, że dostawcy podejmą działania naprawcze.

Dokumenty powiązane

  • Polityka zgłoszeń wewnętrznych w zakresie naruszeń prawa w Billennium S.A.
  • Polityka antykorupcyjna

Załączniki

  • Załącznik nr 1 - 10 zasad UN Global Compact
  • Załącznik nr 2 - Powszechna Deklaracja Praw Człowieka ONZ
  • Załącznik nr 3 - Cztery obszary fundamentalnych praw przysługujących człowiekowi wskazane w Deklaracji Międzynarodowej Organizacji Pracy o Fundamentalnych Zasadach i Prawach w Pracy

    Załącznik nr 1 - 10 zasad UN Global Compact

Prawa człowieka

  1. Popieranie i przestrzeganie praw człowieka przyjętych przez społeczność międzynarodową
  2. Eliminacja wszelkich przypadków łamania praw człowieka przez firmę

Standardy pracy

  1. Poszanowanie wolności stowarzyszania się
  2. Eliminacja wszelkich form pracy przymusowej
  3. Zniesienie pracy dzieci
  4. Efektywne przeciwdziałanie dyskryminacji w sferze zatrudnienia

Ochrona środowiska naturalnego

  1. Prewencyjne podejście do środowiska naturalnego
  2. Podejmowanie inicjatyw mających na celu promowanie postawy odpowiedzialności ekologicznej
  3. Stosowanie i rozpowszechnianie przyjaznych środowisku technologii
  1. Przeciwdziałanie korupcji
  2. Przeciwdziałanie korupcji we wszystkich formach, w tym wymuszeniom i łapówkarstwu

Załącznik nr 2 - Powszechna Deklaracja Praw Człowieka ONZ

http://www.unesco.pl/fileadmin/user_upload/pdf/Powszechna_Deklaracja_Praw_Czlowieka.pdf

Załącznik nr 3 - Cztery obszary fundamentalnych praw przysługujących człowiekowi wskazane w Deklaracji Międzynarodowej Organizacji Pracy o Fundamentalnych Zasadach i Prawach w Pracy

Cztery obszary fundamentalnych praw przysługujących człowiekowi w świecie pracy wskazane w Deklaracji Międzynarodowej Organizacji Pracy o Fundamentalnych Zasadach i Prawach w Pracy

  • wolność zrzeszania się i prawo do rokowań zbiorowych (wolność związkowa i ochrona praw związkowych; prawo organizowania się i rokowań zbiorowych),
  • zakaz wszystkich form pracy przymusowej i obowiązkowej (zniesienie pracy przymusowej),
  • skuteczna likwidacja pracy dzieci (najniższy wiek dopuszczenia do zatrudnienia; zakaz i natychmiastowe działania na rzecz eliminacji pracy dzieci),
  • likwidacja dyskryminacji w dziedzinie zatrudnienia i wykonywania zawodu (jednakowe wynagrodzenia dla pracujących mężczyzn i kobiet za prace jednakowej wartości; zakaz dyskryminacji w zakresie zatrudnienia i wykonywania zawodu).